Przydatne informacje przy składaniu wniosków KFS w formie elektronicznej
Od 1 stycznia 2026 wnioski o dofinansowanie szkoleń można składać jedynie w wersji elektronicznej. Jesteśmy po pierwszej turze naborów. Dla Pracodawców to była nowość. Oto garść informacji, które pomogą przy składaniu wniosków w następnych naborach. Jak się do tego przygotować? Na co zwracać uwagę?
Kto może złożyć wniosek KFS?
Osoba, która posiada konto na praca.gov.pl i upoważnienie do składania wniosków w tzw. kontekście organizacji. Firma nadaje Ci uprawnienia do składania wniosków.
Wniosek może złożyć:
- Osoba/y wskazana/e w KRS lub CEiDG
- Inna osoba posiadająca pełnomocnictwo
Ważna jest pozytywna WERYFIKACJA konta firmowego oraz Twojego indywidualnego. Sprawdź, czy konto Twojej firmy jest zweryfikowane. W części powiatów nie można było złożyć wniosków, jeśli konto firmowe na praca.gov.pl nie było zweryfikowane przez Urząd. W każdym z Urzędów Pracy powinna być osoba, która za to odpowiada. Można się do niej zwrócić.
Kiedy Pełnomocnictwo?
Jeśli nie jesteś wskazany/a w KRS albo CEiDG musisz dołączyć Pełnomocnictwo. Sprawdź w wytycznych naboru, jak to zrobić.
Niektóre Urzędy dołączają wzór Pełnomocnictwa. Czasami trzeba samemu taki wzór przygotować. Niektóre Urzędy oczekują, że dołączysz do wniosku potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej. Tak było np. w powiecie bydgoskim i m. Bydgoszcz. Kwota opłaty wynosiła 17 zł. Opłatę skarbową wpłacamy na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy.
Jak złożyć wniosek?
Jest to kluczowa zmiana! Wniosek składa się w terminie naboru wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta na praca.gov.pl do PUP właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności.
Jak to zrobić? Wejdź na stronę praca.gov.pl.
Wybierz USŁUGI ELEKTRONICZNE. Są one widoczne na głównej stronie w dwóch miejscach.
Następnie trzeba odszukać właściwy rodzaj wniosku. Wybierz WNIOSKI O USŁUGI I ŚWIADCZENIA Z URZĘDU/ WNIOSKI POZOSTAŁE.
Z listy, która się otworzy wybierz Wniosek o przyznanie środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego.
Symbol tego wniosku to PSZ-KFS.
Po kliknięciu na ten wniosek wybierz opcję Wysyłanie wniosku inicjującego nową sprawę (nowy wniosek).
Po wciśnięciu przycisku DALEJ, będzie dostępna opcja WYBORU ADRESATA, do którego kierujemy wniosek.
Jest to bardzo ważne, bo wniosek należy złożyć w Urzędzie Pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności.
Jeśli Twój Urząd nie jest widoczny na liście oznacza to, że nie ma obecnie naboru KFS w tym Urzędzie. Wniosek będzie dostępny dopiero, jak zostanie uruchomiony nabór.
Część Urzędów Pracy udostępnia wniosek przed terminem naboru, aby Pracodawcy mogli wcześniej uzupełnić dane na wersji roboczej wniosku. W takim przypadku kluczowe jest, abyś nie wysyłał/a wniosku wcześniej. To, że możesz wcześniej wypełnić wniosek, nie oznacza, że możesz go złożyć.
Wnioski składamy wyłącznie w terminie naboru. Inaczej zostaną odrzucone.
Jak się przygotować?
- Sprawdź, czy Firma nie ma przekroczonego limitu pomocy de minimis. Skorzystaj z SUDOP.
- Sprawdź, czy Firma opłacała składki na Fundusz Pracy w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku o przyznanie środków KFS.
- Sprawdź, czy firma nie ma zaległości podatkowych lub w opłacaniu składek.
- Określ potrzeby szkoleniowe w Twojej firmie. Zastanów się, które szkolenia chcesz zrealizować w tym roku.
- Przydziel pracowników do grup szkoleniowych. Uwzględnij logistykę i możliwości organizacyjne.
- Sprawdź, czy interesujące Cię zakresy szkoleń można zrealizować w ramach obowiązujących priorytetów. Pamiętaj, że od 2026 roku w każdym powiecie obowiązują inne priorytety. Warto to dokładnie sprawdzić.
- Wybierz dostawcę usługi.
To ważne, jaką firmę szkoleniową wybierzesz!
Zgodnie z wytycznymi:
Instytucją realizującą szkolenie finansowane ze środków KFS powinien być realizator wpisany do rejestru, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu PARP w zakresie świadczenia usług szkoleniowych.
Zapis ten mówi o tym, że dostawca musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych. Tylko takie firmy mogą świadczyć usługi w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego.
Grupa Doradczo-Szkoleniowa Falco jest wpisana do BUR i od wielu lat skutecznie realizuje szkolenia dofinansowane. Łatwo sprawdzić w Bazie Usług Rozwojowych, czy dany dostawca jest do niej wpisany.
Jakie informacje warto przygotować?
Zanim zaczniesz wypełniać wniosek przygotuj sobie niezbędne dane:
- Liczba zatrudnionych w firmie osób
- Numer konta bankowego firmy
- Dane uczestników:
-
- Imię i nazwisko
- PESEL
- Poziom wykształcenia
- Wykonywany zawód. Stanowisko pracownika należy dopasować pod zawód wskazany w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy
O czym warto pamiętać?
Jednym z najczęściej popełnianych błędów było dodawanie do wniosku załączników, które nie są podpisane elektronicznie.
Każdy z załączonych plików powinien być przez Ciebie podpisany elektronicznie.
Możesz to zrobić na gov.pl.
Pomogę Ci złożyć wniosek!
Zapewne niedługo ruszą kolejne nabory wniosków o dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Chcesz otrzymać dofinansowanie? Pomogę Ci złożyć wniosek.
Jak wygląda współpraca ze mną?
- Podczas spotkania określimy potrzeby szkoleniowe. Dobierzemy grupy uczestników do projektu.
- Określimy, czy dany temat szkolenia może zostać dofinansowany w ramach obowiązujących priorytetów.
- Upewnimy się, czy Twoja firma nie ma przekroczonego limitu pomocy de minimis.
- Pomogę Ci przygotować wniosek.
- Zyskasz partnera z wieloletnim doświadczeniem – będę Cię wspierać podczas realizacji projektu.
Warto zdobyć nowe kompetencje i nauczyć się pozyskiwać dofinansowanie na szkolenia pracowników. Spotkajmy się i porozmawiajmy. Zapraszam do kontaktu: 784612234, w.zieba@falco.edu.pl.
Wioletta Zięba
