Zakładam, że wybraliście już projekt optymalizacyjny i cel waszej pracy.

Niezależnie czy jest to “pożar”, który chcecie zagasić, działanie zapobiegawcze, czy w końcu znaleźliście czas na “wiszący” od dłuższego czasu wniosek KAIZEN – jeżeli jest już 8:00 rano i nie ma na co dłużej czekać – odpalamy SPRINT i startujemy!

Nawet w normalnych warunkach, zacząć spotkanie punktualnie, jest trudne. W warunkach w pracy zdalnej w pierwszych dniach to prawie niewykonalne. Przesiadka z open na home office dla wielu szok.

Kilka spraw na początek:

1. Sprawdź, czy masz zapłacony internet… wiem, że to banał, ale sam zapominam o tym obowiązku i przypomina mi smutna strona, która uaktywnia się co godzinę, odłącza mi internet i odlicza od 60 do 1… nawet jak zapłacę od razu – to pani w księgowości potrzebuje 2-3 dni, żeby odhaczyć moją płatność. A nie dam głowy, że Twoja firma, podczas epidemii zrobi to szybciej.
2. Sprawdź, czy dostępna jest dokumentacja projektu na której macie pracować: formularz D lub P-FEMA, karta 8D, A3, formularz wniosku KAIZEN – w formie elektronicznej musi być już udostępniona dla zespołu i gotowa do pracy zdalnej w googledocs, microsoft sharepoint, czy w innym firmowym systemie współdzielenia dokumentów.
3. Przetestuj komunikator do pracy zdalnej: Skype, Hangouts, Whereby, czy Microsoft Teams musi być zainstalowany i przetestowany na komputerze każdego uczestnika. Inaczej pierwsze godziny pracy spędzisz na ustawieniach i nauce zestresowanych uczestników, jak uruchomić kamerkę lub uniknąć sprzężenia mikrofonów. Osoby przygotowane od pierwszego spotkania zrażą się do Twojego projektu, bo stracą czas.
4. Wyłącz przeszkadzajki domowe – pozamykaj wszystkie zbędę aplikacje streamingowe tj.: Netflix, Spotify lub gry on-line, które mogą zużyć limit prędkości Twojego internetu lub spowolnić – to popsuje jakość łącza i komunikację z Tobą.
5. Na koniec zabezpiecz swoje miejsce pracy – zamknij drzwi na klucz, domownikom zostaw jedzenie w lodówce, nakarm psa, kota – inaczej będzie drapać, np.: mój kot jest w tym niesamowicie konsekwentny. Wyłącz telewizor i radio – ich przyjemny szum w tle, którego prawie nie zauważasz jest nieznośny dla Twoich rozmówców. Jeżeli sąsiada napadł szał remontowania i zabrał się do dziurawienia ścian wiertarką udarową – nic go nie przekona, żeby odpuścił. Tobie mogą pomóc słuchawki gamingowe – z mikrofonem przy samych ustach. One słabo zbierają dźwięk z otoczenia – będzie słychać budowlańców, ale znośnie.

Jeżeli będziesz mieć dużo tematów i spraw do załatwienia, to pamiętaj, że praca zdalna ogranicza wydajność Waszej komunikacji. On-line da się omawiać tylko jeden temat na raz.

To może być wyzwanie dla Twojego zespołu, jeżeli dotychczas prowadziliście dyskusje, analizę problemu czy burzę mózgów w tradycyjny sposób.

Moderuj rozmowę – to Ty panujesz nad zdalnym spotkaniem i tylko od Ciebie zależy, czy się uda. Zacznij zmieniać nawyki i zastosuj technikę sygnalizacji świetlnej.

1. Na początek zapytaj każdego z uczestników o tematy, jakie chciałby poruszyć. Zwykle każdy uczestnik ma ich kilka.
2. Każdy temat oceń samodzielnie lub poddaj zespołowi pod głosowanie wg 3 kryteriów – (jak sygnalizacja świetlna) – czerwony kolor – tematy odrzucone, żółty – wrócimy do nich, jak będzie czas, zielony kolor – to priorytet i od nich musicie zacząć.
3. Żółty kolor – dostają z miejsca tematy, które można omówić bilateralnie lub w mniejszym gronie – bez angażowania całego zespołu.
4. Wszystkie dodatkowe tematy, które się Wam nasuwają, pytania można przesyłać sobie na równoległym czacie.
5. Tematy możesz również ustawiać za pomocą tablicy zdalnej Kanban (na przykład Trello) – podobnej do tej, z której korzystacie w fabryce – dzięki temu, o niczym nie zapomnicie.
6. Jeżeli kogoś nie słychać – informujemy się na czacie, a rozmowa zatrzymuje się, tak, żeby nikt niczego nie opuścił. Musisz mieć pewność, że cały zespół ma wszystkie informacje i zdobył spójne dane do pracy.
7. W ten sposób zapewnisz zespół, że może działać tylko z jedną sprawą na raz – ale pójdziecie do przodu.

Twój zespół poczuje się pewniej, jeżeli będzie pracować według jasnych zasad. Potraktuje je jako coś, na czym można się oprzeć. W czasach, gdy wszystko się zmienia, stałe zasady dadzą mu poczucie pewnej współpracy.

Przypomnij ekipie zasady, jakie zwykle obowiązywały w trakcie realizacji Waszych projektów. Podkreśl te, które w nowej sytuacji będą dla Ciebie szczególnie ważne.

Możesz powiedzieć zespołowi o swoich oczekiwaniach, na przykład tak:

Pozytywne postawy podczas pracy zdalnej, które pomogą nam osiągnąć cele w projektach on-line:

• oczekuję od Was, że podzielimy się szybko obowiązkami i zorganizujemy sobie pracę,
• niezależnie od tego, że pracujemy zdalnie z domów – oczekuję od Was zaangażowania i inicjatywy tak samo, jakbyśmy byli w firmie,
• będę oczekiwał przekazywania sobie wszystkich informacji na bieżąco, konstruktywnej krytyki,
• chcę, abyśmy zadbali o emocje innych, szczególnie będę doceniał osoby, które dobrze wpływają na zespół,
• zależmy mi na tym, aby dbać o jakość pracy w tych warunkach i abyśmy do tego co robimy podchodzili rzetelnie,
• oczekuję od Was zaangażowania przez cały czas trwania kryzysu. Jestem pewien, że nam się to wspólnie uda.

lub tak

Nieakceptowane zachowania, które utrudnią nam współpracę lub zmarnują szansę na wyjście z kryzysu:

• nie będę tolerował rozsiewania plotek na temat sytuacji firmy, manipulacji faktami lub innych nieetycznych zachowań,
• proszę nie wykorzystywać aktualnej sytuacji do rozprężenia – czeka nas normalna praca, tylko w innej – zdalnej formie,
• wiem, jak bardzo czujecie się niepewnie w tej sytuacji, ale nie będę tolerował konfliktów, przerzucania się odpowiedzialnościami, jeżeli nam coś nie wyjdzie, czy poszukiwania winnych,
• najbliższy czas będzie dla nas trudny i możemy spodziewać się złych emocji – bardzo proszę o nie przenoszenie ich na członków zespołu. Jestem przekonany, że wspólnie poradzimy sobie z najtrudniejszym problemem – ale musimy trzymać się zasad.

Dbaj o dobrostan grupy – kilka podstawowych rad:

• Raz na 1,5 h rób 15 minutową przerwę – to i tak długo. Oprócz fanatycznych graczy większość ludzi nie jest w stanie wytrzymać tyle czasu przed komputerem,
• Proś o wietrzenie pomieszczeń, w których pracujecie. Świeże powietrze jest zdrowe i daje okazję do ruchu,
• Jeżeli ktoś ma problemy z plecami, z nogami, albo po prostu potrzebuje – pozwól chodzić lub stać podczas wideokonferencji,
• Zapewnij wodę, kawę, herbatę, przekąski i wszystko co potrzeba, żeby było pod ręką, aby skoncentrować się na zadaniu,
• W ciągu dnia – umówcie się na jedną, wspólną dla wszystkich godzinę obiadową… pamiętaj zespół pracuje w domach i kiedy domownicy zaczną smażyć boczek z cebulką, a Ty w tym czasie będziesz oczekiwać pełnej koncentracji na zadaniu – to możesz swoje, a koncentracja swoje. Fizjologia proszę Państwa potrafi dokonać największego spustoszenia nawet u najbardziej zmotywowanych do działania zespołów.

Co zrobić, aby utrzymać koncentrację i samodyscyplinę w zespole przez bite 8 godzin pracy zdalnej?

Większość doradców ma dziś 2 rady dla pracujących w rozproszeniu zespołów: konsekwencja i samodyscyplina, ale przecież konsekwencja i samodyscyplina to najbardziej deficytowy towar w sklepie dla zespołów.

W szczególności tych rozproszonych… tak więc, nie przejmuj się, że nie da się ich utrzymać przez 8 godzin.

Ale da się planować i dopingować pracę zespołu – przy użyciu 3 pytań, które każdego dnia, przed przystąpieniem do pracy zadają tzw. “scrum masterzy” (koordynatorzy projektów w firmach IT) członkom swoich zespołów projektowych:

1. Co zrobiłaś/eś wczoraj, aby przybliżyć swój zespół do osiągnięcia celu projektu?
2. Co zrobisz dziś dla osiągnięcia celu projektu?
3. Czy dostrzegasz jakieś zagrożenia, które uniemożliwiłby nam osiągnięcie celu?

Jako moderator takiego podsumowania on-line możesz liczyć na to, że każdy członek Twojego zespołu, którego wywołasz na forum do odpowiedzi – poczuje się odpowiedzialny i rozliczy się z tego, co zrobił i co zamierza zrobić pozytywnego na rzecz całego zespołu.

Jeżeli zaś, wskaże zagrożenia – pomóż mu je przezwyciężyć. W końcu jesteś Liderem zespołu – a do Lidera zespół powinien zwrócić się o pomoc.

A co jeżeli ktoś nie poczuje odpowiedzialności za cel i zespół?

Całkiem prawdopodobne, że masz takich ludzi jakich masz, a nie jakich chciałbyś mieć.

Dlatego kryzys to dobry moment, żeby popracować nad zespołem i nad jego dobrymi nawykami. Ale również sposobność do wyłapania złych postaw i zachowań, które w dobrych czasach tolerowaliśmy i z jakichś (nie mówmy już o tym) powodów – zostawialiśmy w spokoju.

Teraz ich nie odpuścisz!

Ten najbliższy wspólny projekt będzie dla Ciebie świetnym sposobem, aby ich trochę ukształtować.

Bądź wyrozumiały dla członków zespołu – którzy mają motywację, ale na początku im nie wychodzi. Musisz wyciągać wnioski – z tego jak pracują i jak działają.

Wzmacniaj zachowania, na których Ci zależy i tęp te, które nie przynoszą nic dobrego. Udzielaj feedbacku – zawsze w odniesieniu do zasad, które określiłeś w punkcie 3. Ludzie potrzebują feedbacku jak powietrza, nawet jeżeli mówią, że jest inaczej.

Pamiętaj tylko o zasadach skutecznej informacji zwrotnej:

• dotyczy konkretnych zachowań i udzielasz jej natychmiast po danym zachowaniu;
• opisuje fakty i dotyczy zarówno negatywnych, jak i pozytywnych zachowań;
• dotyczy tylko tego, co adresat komunikatu może zmienić.

Zatem – stosuj feedback pozytywny i negatywny. Kształtuj w ten sposób zespół codziennie.

Nie oczekuj perfekcji. Oczekuj postępu.

Musisz być tylko konsekwentny i zdyscyplinowany… zaraz… co ja mówiłem o konsekwencji i samodyscyplinie???