Składając wniosek o dofinansowanie szkoleń z KFS ważne jest, aby był on kompletny oraz żeby dostosować się do wszystkich wymagań w regulaminie naboru.

Na co zwracać uwagę czytając regulamin naboru i analizując dokumenty? Poniżej przedstawiam garść podpowiedzi.

To moja checklista, którą każdego roku stosuję analizując regulamin naboru wniosków o dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Wniosek KFS powinien być złożony w terminie naboru. Wnioski złożone wcześniej lub po naborze nie będą rozpatrywane.

Dlatego ważne jest, aby regularnie sprawdzać stronę Urzędu Pracy, czy już pojawiło się ogłoszenie o naborze. Zwłaszcza na początku roku, kiedy to ruszają nabory KFS. W tym ogłoszeniu będzie wskazany termin naboru oraz godziny. Godziny są istotne, zwłaszcza w ostatnim dniu naboru 😉

Czasami nabór trwa w godzinach pracy Urzędu, niekiedy jednak krócej. W jednym Urzędzie godziny przyjmowania wniosków skrócono do 13:30, mimo że Urząd pracował do 15:00.

Polecam artykuł Terminy i wzór wniosku.

Sprawdź w ogłoszeniu o naborze, w jakiej formie możesz złożyć wniosek KFS w Urzędzie Pracy. Najczęściej są trzy opcje:

1. Pocztą tradycyjną,
2. Drogą elektroniczną poprzez e-puap,
3. Osobiście – przynosząc je do Urzędu.

Ważne: zawsze sprawdź w regulaminie, czy Urząd uwzględnia te trzy sposoby dostarczenia dokumentów.

Więcej na ten temat możesz przeczytać w moim artykule Jak złożyć wniosek KFS?  

Pamiętaj, że w regulaminie często pojawiają się dodatkowe zapisy. Zwróć uwagę na to, czy nie ma wytycznych typu:

• „Każdą stronę wniosku i załączników należy podpisać lub zaparafować”.
• „Należy spiąć wniosek wraz z załącznikami w sposób trwały”.
• „Kserokopie wymaganych załączników muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem”.
• „Na każde szkolenie trzeba złożyć oddzielny wniosek”.

Regulamin określa również, co w przypadku, jeśli zapomnimy o jakimś załączniku.

Niekiedy brak jednego dokumentu/podpisu powoduje od razu odrzucenie wniosku (pozostawienie bez rozpatrzenia).

Czasami mamy możliwość uzupełnienia. Urząd wysyła do nas pismo z informacją o tym, co należy uzupełnić wraz z terminem, do kiedy należy to zrobić.

Często regulamin wskazuje, brak których dokumentów powoduje od razu odrzucenie wniosku, a które dokumenty podlegają ewentualnemu uzupełnieniu.

Sprawdź, jakie wymagania ma Twój Urząd Pracy. Przed złożeniem wniosku, poproś kogoś, aby sprawdził jego kompletność.

Pamiętaj, że od decyzji Urzędu nie ma odwołania 🤷‍♀

W regulaminie naboru wniosków możecie zobaczyć zapis: „Informacja o odmowie nie jest decyzją administracyjną i nie przysługuje od niej odwołanie”.

Czasami Urząd Pracy wprowadza dodatkowe zapisy. Poniżej 3 ograniczenia, których najczęściej szukam w regulaminie naboru:

Nowy ma pierwszeństwo

Sprawdź, czy w regulaminie nie ma zapisu mówiącego o tym, że w pierwszej kolejności dofinansowanie na szkolenia otrzymają firmy, które do tej pory nie korzystały z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Gdy wcześniej Twoja firma korzystała z dofinansowania, ma mniejsze szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Szkolenia „miękkie” odpadają?

Niektóre Urzędy Pracy piszą wprost w regulaminie, że nie przyznają środków na szkolenia „miękkie”. Jeśli chcesz zrealizować dla swoich pracowników szkolenia menedżerskie albo handlowe, sprawdź, czy w regulaminie nie ma tego wykluczenia.

Na szczęście tylko niektóre urzędy dodają to niesprawiedliwe w mojej opinii ograniczenie.

Kwota dofinansowania na osobę

Co do zasady dofinansowanie z w Krajowego Funduszu Szkoleniowego na jednego uczestnika nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.

Niektóre Urzędy wprowadzają dodatkowe ograniczenia zmniejszające poziom dofinansowania na jedną osobę. Szukaj zapisów typu:

„Ze względu na duże zainteresowanie środkami kFS średni koszt wydatkowania na jednego uczestnika wynosi 5000 zł”

Regulamin często określa, kiedy szkolenia powinny rozpocząć się lub zakończyć. Szukaj zapisów typu:

„Wniosek powinien być złożony co najmniej 45 dni przed planowanym rozpoczęciem kształcenia ustawicznego.”

„Wskazane jest, żeby kursy/egzaminy zakończyły się do 30 listopada danego roku budżetowego”

Zawsze dostosuj termin planowanego szkolenia do tych wymagań.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej określa priorytety KFS. Jednym z nich często jest:

“Wsparcie kształcenia ustawicznego w zidentyfikowanych w danym powiecie lub województwie zawodach deficytowych.”

Sprawdź, czy Twój Urząd nie ograniczył jednak tego priorytetu. Zdarza się, że honorują jedynie zawody deficytowe z powiatu i nie uwzględniają zawodów deficytowych w województwie.

Niektóre zapisy regulaminu powodują, że dłużej kompletuje się dokumenty do wniosku o dofinansowanie. Co więcej, brak niektórych z nich powoduje odrzucenie wniosku.

Dlatego zwróć szczególną uwagę, czy nie ma w regulaminie poniższych wymagań:

Do wniosku należy dołączyć zgodę na przetwarzanie danych osobowych podpisaną PRZEZ KAŻDEGO pracownika uwzględnionego we wniosku (sic!).

Przy 8 osobach we wniosku może nie będzie to problemem. Natomiast, gdy we wniosku mamy ujętych 50-60 osób, może to być wyzwaniem. Zwłaszcza, że zdarzają się urlopy lub zwolnienia lekarskie.

Należy dołączyć kopie otrzymanych zaświadczeń o pomocy de minimis.

Czasami odszukanie ich w firmie zajmuje sporo czasu ⏰ i trzeba wykazać się umiejętnościami detektywa 🔍 Warto sprawdzić, jakie są zapisy w regulaminie KFS w Twoim Urzędzie Pracy.

Na pocieszenie dodam, że większość Urzędów Pracy bazuje jedynie na Oświadczeniach o otrzymanej pomocy. Pracodawca oświadcza, czy otrzymał pomoc de minimis w ciągu ostatnich 3 lat, wskazuje jej wysokość i podpisuje się pod oświadczeniem. To wystarczy. Nie trzeba dodatkowo dołączać kserokopii wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis.

Dostawca usług szkoleniowych musi przekazać program ze swoim podpisem i pieczątką.

W niektórych powiatach nawet nie wystarczał skan programu podpisanego i opieczętowanego przez firmę szkoleniową. Urząd oczekiwał oryginału! 🤯 Dlatego trzeba było uwzględnić dodatkowo czas na przesyłkę (kurierem lub pocztą).

Nie przeocz ważnych zapisów w regulaminie, które spowodują, że Twój wniosek zostanie odrzucony. Mam nadzieję, że ten wpis Ci w tym pomoże