Szkolenie: Lean Office – szczupłe procesy biznesowe

Lean management oznacza wyszczuplone zarządzanie i dotyczy wszystkich procesów biznesowych

  1. Krótki opis

    Lean management to nie tylko szczupła produkcja, elastyczne procesy logistyczne, sprawne utrzymanie ruchu maszyn i bezawaryjność urządzeń technologicznych.

    Lean management oznacza wyszczuplone zarządzanie i dotyczy wszystkich procesów biznesowych:

    • handlowych i obsługi klienta,
    • administracyjnych,
    • telemarketingu,
    • finansowych i windykacji należności,
    • procesów marketingowych i PR,
    • innowacyjnych badawczo – rozwojowych „R&D”,
    • wewnętrznego HR – obojętnie czy w formie tradycyjnej tzn.: kadrowo-płacowej, czy w nowoczesnej formie HR Business Partner, czy w końcu
    • zarządzania projektami – które z definicji nie są procesami, ale również wymagają definitywnego doskonalenia.

    W każdym z procesów celowe jest ograniczanie marnotrawstwa i zwiększanie efektywności ich działania, niezależnie czy patrzymy z punktu widzenia niewielkiej, kilkuosobowej organizacji, czy analizujemy kwestię z perspektywy złożonej, wielonarodowościowej korporacji.

  2. Program szkolenia

    1. Zarządzanie i modelowanie procesów biznesowych, usługowych i administracyjnych

    • 5 poziomów dojrzałości procesowej organizacji.
    • Modelowanie procesu, zarządzanie procesowe, doskonalenie procesów.
    • Działania w ramach zarządzania procesowego.
    • Kluczowe korzyści z zarządzania modelowaniem procesów.
    • Etapy projektu doskonalenia procesów.

    2. Podstawowe zasady Lean Management Office i filozofii KAIZEN

    • Wprowadzenie do idei Lean management w przedsiębiorstwie i w procesach.
    • Co to jest właściwie Kaizen – zestaw metod i narzędzi optymalizacyjnych.
    • Techniki zbierania i analizy informacji oraz rozwiązywania problemów.
    • Korzyści z wykorzystania Kaizen. Warsztaty Kazein – droga do szybkich udoskonaleń.
    • Zespoły Kazein – wykorzystanie potencjału interdyscyplinarnych zespołów na rzecz ponoszenia efektywności procesów.
    • Wdrażanie usprawnień i ich znaczenie na rzecz zwiększenia produktywności i efektywności biznesowej.
    • 10 podstawowych zasad Kaizen i ich praktyczne możliwości zastosowania w przedsiębiorstwie.

    3. Narzędzia doskonalenia i standaryzacji pracy w procesach

    • Cel standaryzacji pracy – smutna konieczność czy podstawa do właściwych zmian?
    • Analiza procesów pod kontem poszukiwania ograniczeń – eliminacja strat i marnotrawstwa w procesach biznesowych – usługach i obszarach zarządzania informacją w organizacjach.
    • Instrukcja tworzenia standardów w procesach wspierających – czyli krok po kroku w kierunku doskonałości.
    • Lean Office w procesach biurowych – 5S w biurze i komputerze oraz metoda KANBAN w procesie gospodarowania zasobami biura,
    • Visual Management – czyli zarządzanie wizualne i bieżący dostęp do kluczowych informacji biznesowych i wizualizacja aktywności pracowników)
    • Wybór technik zarządzania wizualnego. Projektowanie sygnałów wizualnych i ustalenie optymalnego typu systemu ssącego dla organizacji.
    • Rozwiązywanie problemów  w procesach usługowo – informacyjnych:
      • identyfikowanie problemów,
      • ocena przyczyn źródłowych,
      • analizowanie skutków niezgodności,
      • projektowanie działań naprawczych i doskonalących,
      • promowanie rozwiązań optymalizacyjnych,
      • wsparcie w podejmowaniu decyzji,
      • budowanie zaangażowania współpracowników do wdrożenia i utrzymania rozwiązań w życiu i praktyce firmy.

    4. Podejście Lean Project Management – wyszczuplanie projektów wewnętrznych

    • Podejście klasyczne do zarządzania projektami a podejście Lean.
    • Co się właściwie zmienia? – pryncypia Lean w zarządzaniu projektami.
    • Metodyka zarządzania projektami Lean Project Management.
    • Iteracyjne wytwarzanie produktów usługowych w Lean.

    5. Zastosowanie Lean management w różnych procesach organizacji – CASE STUDY. 

    • Doskonalenie procesów w dziale windykacji należności.
    • Doskonalenie procesów sprzedaży i marketingu.
    • Doskonalenie procesów w działach finansowych.
    • Doskonalenie procesów w dziale rachunkowości.
    • Doskonalenie procesów w dziale obsługi Klienta.
    • Doskonalenie procesów w dziale HR.
  3. Adresaci szkolenia

    Uczestnikami warsztatów Lean Office powinny być osoby zaangażowane w ciągłe doskonalenie procesów biznesowych – mogą to być właściciele / liderzy procesów, a także pracownicy wykonujący w procesach określone zadania i funkcje.

    Mamy doświadczenie w realizacji szkoleń z zakresu Lean Office w handlu, usługach i administracji, jak również w przemyśle – w procesach poza produkcyjnych.

    Grupy uczestników mogą być jednorodne – złożone z pracowników danego działu, albo multidyscyplinarne – angażujące do współpracy osoby kooperujące z jednego procesu – przepływającego wzdłuż kilku działów czy komórek organizacyjnych.

    Dla wsparcia pracowników operacyjnych w ich wysiłkach uczestnikami naszych szkoleń z zakresu Lean Office powinni być również pracownicy wyższego szczebla – tj.: dyrekcja, czy zarządy, dzięki czemu warsztaty zyskują szerszy wymiar i obejmują nie tylko spojrzenie z perspektywy analizowanego procesu – ale z perspektywy procesów kooperujących i powiązań pomiędzy organizacją a jej dostawcami i podwykonawcami.

  4. Efekty szkolenia

    Uczestnicy naszych warsztatów Lean Office mogą spodziewać się doskonalenia swoich kompetencji w obszarach:

    • Rozumienie zasad zarządzania procesami biznesowymi,
    • Podstawowe zasady Lean Management i Kaizen w procesach,
    • Identyfikacja, analiza i modelowanie przebiegu strumieni wartości,
    • Standaryzacja pracy w procesach wspierających,
    • Projektowanie systemu ssącego oraz eliminacja wąskich gardeł dla procesów,
    • Praktycznego zastosowania narzędzia lean w procesach biznesowych,
    • Prowadzenia i wdrażania projektów z zakresu lean management we własnych procesach.

    Procesy administracyjne mają potężny potencjał do doskonalenia. Znamiennym przykładem może być rezultat jednego z warsztatów, w którym uczestnicy procesu wydawania decyzji administracyjnej na drodze eliminacji marnotrawstwa i strat (8 typów MUDA i 6 strat TPM) opracowali symulację wyszczuplenia procesu z 30 dni kalendarzowych do 4 roboczogodzin. Zespołowi ds. lean udało zmieścić się w 4 godzinach przepływu całą wartość dodaną dla 95% standardowych przypadków załatwiany w procesie spraw. Pozostałe 5% przypadków po prostu wymagało indywidualnego i przez to bardziej skomplikowanego i czasochłonnego sposobu załatwienia.

    Łatwo wyobrazić sobie korzyści z wdrożenia pracowanych podczas warsztatów rozwiązań we własnym obszarze. Oczywiście powyższy wynik jest widowiskowy ale incydentalny. Jednakże można liczyć się z 30-50% wzrostem efektywności większości analizowanych i doskonalonych podczas warsztatów procesów biznesowych.

    Dlatego śmiało możemy powiedzieć, że dla organizacji kluczowe rezultaty przeprowadzenia warsztatów i wdrożenia Lean Office to:

    • Radykalny i mierzalny (nawet do 50%) wzrost efektywności procesów biznesowych i administracyjnych, za pomocą identyfikacji i kompleksowej eliminacji marnotrawstwa i strat,
    • Zwiększenie wartości dodanej z procesu z perspektywy klientów wewnętrznych i zewnętrznych organizacji,
    • Jasne i przejrzyste dla każdego środowisko pracy. Lepsze zarządzanie informacją i wiedzą w organizacji oraz bieżący dostęp do wizualizacji wskaźników np.: za pomocą dashboardów i tablic KPI,
    • Szybki i intuicyjny sposób zarządzania zasobami biurowymi i utrzymywanie 100% aktualnych danych firmowych tj.: informacji handlowej na wyciągnięcie ręki, za pomocą wdrożonego programu 5S, KANBAN i Visual management.
  5. Metody szkoleniowe

    Przygotowujemy się do sesji warsztatowych prowadząc zwykłą lub pogłębioną diagnozę procesów, które klienci powierzyli nam do wspólnej optymalizacji.

    Pracujemy warsztatowo z użyciem specjalnie zaprojektowanych ćwiczeń i studiów przypadków, tak aby odnieść najlepszy skutek w optymalnym czasie i zainspirować uczestników do dalszej, samodzielnej pracy.

    Warsztaty prowadzone są zwykle w sali szkoleniowej i przeplatane wyjściami do procesu, do tzw. „gemba”, czyli w miejsce wyznaczonej optymalizacji. Razem z zespołem pracujemy przy doskonalonych procesach, gdzie wyznaczamy obszar pilotażowy i tam realizujemy część warsztatu.

    Efektem tak prowadzonych zajęć są konkretne i kompleksowe rekomendacje do doskonalenia na różnych poziomach i etapach procesu.

    Uczestnicy warsztatów otrzymują wypracowane przez siebie i członków zespołów wdrożeniowych konkretne rekomendacje, ale zawsze staramy się, aby to oni byli twórcami wdrażanych w procesach rozwiązań. Ma to zagwarantować unikalny charakter każdego wdrożenia i zwiększyć szanse na utrzymanie się zaproponowanych przez zespół zmian w przyszłości.

    Koncentrujemy się na efektach, a nie na godzinach przeprowadzonego szkolenia.